Kad se radi o javnoj nabavi, čak i naoko sitni detalji kao što su označavanje stranica i način uveza dokumenta može u konačnici značajno utjecati na ishod javnog natječaja. Iako se može činiti kao rutinski korak, pravilno označavanje stranica i uvezivanje dokumentacije može biti presudno za uspjeh u javnom natječaju.

Kako biste osigurali da se vaša prijava u sklopu javnog natječaja prihvati, važno je strogo se pridržavati pravila i smjernica koje se odnose na označavanje stranica i uvezivanje dokumentacije. Prema Pravilniku o dokumentaciji o nabavi te ponudi u postupcima javne nabave, svaka stranica prijave na natječaj mora biti označena, a sama prijava uvezana na način koji onemogućava naknadno dodavanje ili vađenje listova.

Dodatno, ako se ponuda sastoji od više dijelova, svaki dio mora započeti rednim brojem koji se nastavlja na prethodni dio čime se osigurava kontinuitet i cjelovitost dokumenta. Dokumenti koji su već numerirani, kao što su katalozi ili uzorci, ne trebaju dodatno biti numerirani.  Međutim, sve promjene ili ispravci u ponudi moraju biti jasno označeni, a uz njih treba navesti datum ispravka i potpis ponuditelja kako bi se osigurala transparentnost i vjerodostojnost dokumenta.

Dokumenti koji predstavljaju jamstvo za ozbiljnost ponude, poput bankarskih garancija ili drugih financijskih instrumenata, igraju ključnu ulogu u javnoj nabavi. Uzimajući u obzir njihovu važnost, kao i da bi bilo kakvo označavanje po njima moglo utjecati na njihovu valjanost, u slučaju fizičkog dostavljanja ponude, takve dokumente ponuditelj obilježava nazivom te ih navodi u ponudi kao dio ponude, no ne uvezuje ih. Međutim, praksa se dosjetila i drugog načina, a to je umetanje tih dokumenata u primjerenu plastičnu košuljicu - sve kako bi se izbjeglo mijenjanje izvornog dokumenta. Pri tome broj stranice treba biti označen na plastičnoj košuljici ili na drugi prikladan način koji neće narušiti izvornost pa tako i valjanost dokumenta, dok će istovremeno dokument biti jasno identificiran.

Nakon što su sve stranice ponude numerirane i posložene, ponuda se uvezuje tako da čini cjelinu, tj. kroz izbušene stranice ponude provuče se jamstvenik koji se na poleđini zaveže u čvor te se preko njega stavi naljepnica sa žigom. Nakon čega je ponuda konačno spremna za predaju.

Da zaključimo, koliko god je važno uključiti sve potrebne dokumente u ponudu, toliko je važno pravilno numerirati i uvezati dokumente. Ako jedan jedini dokument koji je uključen u ponudu nije pravilno numeriran, cijela ponuda može biti proglašena nevaljanom.